仕事の多くの時間を「会議」が占めてしまうことってありませんか？リモート会議が増えようが、会議である事に変わりはありません。会議を有効に機能させるためには主催者のスキルが肝心になってきます。
会議を無駄な時間にしないためには？
会議は、麻薬のようなものだと思います。
会議をしないと仕事をした気にならない、不安になるという感覚ありませんか？
会議をしていれば、仕事をしている気になってしまうのが、一番怖い事です。
実際には会議に参加しているだけで、何も生産的な仕事をしていないという事が実際に起きています。
そうならないために、会議をどう進めていったらいいのか？
どうすれば有用な会議にできるのかという事が大切なポイントになります。
そもそも良い会議とは？
そもそも良い会議とはどんな会議でしょうか？
僕が考える良い会議とは生産性が上がる会議だと思います。
単純な連絡事項を伝えるだけとか、状況の報告とか、意見を出し合う議論とか、そんなものは会議に必要ないと思ってます。
各メンバーの仕事がより良く改善される事が会議の大きな目的であるべきだと思います。
会議を有効に開催するために主催者が準備するべき3つのこと
その① 共有・決定・宿題を明確にする
会議の主な目的は
- 共有
- 決定
- 宿題
だと考えます。
共有
まず、共有とは仕事の生産性を上げるための情報をメンバー全員と共有するという事です。
例えば、業界情報、成功事例、失敗事例などの共有です。
ここで大事になるのが、ただ単に情報を発表するだけでは役に立ちません。
その共有情報をどうやって利用するのかまで落とし込む必要があります。
そこまでやって共有です。
決定
検討事案の決定を会議で行います。
ここでやってはいけないことは、「何か良い案はありますか？」的な進行ではダメだと言うことです。
事前に2択か3択に結論を絞って置いて、そこの中で意見交換するという事です。
また、議論や意見交換する場合は、あらかじめ時間を決めておくという事が重要ですね。
宿題
宿題というのは、次回会議までに考えておいてもらう事、または期限までにやっておくべき事の事です。
実はこの「宿題」を会議の議題にしてダラダラと時間を費やしてるパターンも多く見られます。
その場で考えて解決できるならいいですが、人間そんなに簡単に考えなど出ませんし、まとまりません。
なので、会議では「考えない」事が大切。
考えるのは会議以外の時で、会議では考えたことを確認するだけにするべきです。
なので、宿題は大事です。
その② 事前に議題とやるべき事を伝えておく
会議の前に議題や資料を伝えるのはもはや常識です。
ただ、議題や資料をメールで送って終わりにしている人が多いです。
これでは正直役に立ちません。
議題や資料を送って、「何をしておくのか」まで伝えておかなければダメです。
考えをまとめて発表してもらうとか、A案かB案かを決めておいてもらうとか、具体的なアクションを指示しておきます。
その③ 会議のフォーマットを作り、徹底する
毎回毎回会議のやり方が違っていては、生産性が高くありません。
会議のフォーマットを決めて、毎回同じやり方で進行する事で、参加者もやり方に慣れて来て、進行がよりスムーズになっていきます。
また、その①でも書いた「宿題」の徹底も図られやすくなります。
なので、会議のフォーマットを作って徹底するのは大切です。
会議参加メンバーがやるべき大切なポイント
主催者側ではなく、参加メンバーにもやるべき大切なポイントがあります。
それは、会議に何の準備もなく参加してはいけないということです。
事前に伝えられた宿題は完了して臨むのはもちろん、何のための会議なのかをしっかり意識して無駄な時間にしないようにしておかなくてはなりません。
事前に出された宿題をやってなかったり、会議時に指名されて何も答えられなかったりしたら、次回から会議には参加させないなどのペナルティがあっても良いぐらいです。
あと、時間は絶対に厳守することも重要です。
会議は複数メンバーも参加するので、1人でも時間を守らないと多くの人の大切な時間を無駄にしてしまいます。
始まる時間だけではなく、会議を終わる時間もきっちり守る必要があります。
なので、会議の通知には必ず「始まりの時間」と「終わりの時間」を明記して下さい。
まとめ
会議を有効に開催するために主催者が準備するべき3つのこと
- 共有・決定・宿題を明確にする
- 事前に議題とやるべき事を伝えておく
- 会議のフォーマットを作り、徹底する
この3つの事を徹底してやることで、会議の生産性が上がり、各個人の生産性も上がります。
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