営業マンは事務仕事の捌き方（さばきかた）で成績が大きく変わる
以前、営業マンの仕事の7割が事務作業…という記事を書きました。
参考記事リンク↓↓↓
営業マンの仕事はお客様とのコミニュケーションがメインかと思いきや、使ってる時間のほとんどを事務作業（それと移動）に費やしているのです。
なので、事務作業をきっちりこなすことが営業マンとして成績を上げるための大きな要因になります。
ただ、営業をやっている人の中には極端に事務作業が苦手な人が結構多くいます。
事務作業が苦手なので、つい、後回しにしたり。忘れてしまったり、これではビジネスマンとして信用もされなくなってしまいます。
事務作業を上手く捌くにはコツがある
事務作業を上手く捌くにはコツがあります。
そのコツが分からないといつまでたっても事務作業がはかどりません。
そのうち事務作業がストレスになってしまいかねませんね。
営業マンの事務作業を効率化するアイデアはそんなに沢山あるわけではありません。
僕が実際に実践してきた中で、事務作業を効率化するのに役立ったコツは5つです。
僕も実は最初、膨大ともいえる事務作業が苦手、というよりやり方が分からなくて、本当に嫌いでした。
とはいえ、どんどん事務作業は溜まっていくし、どうしたものかと困っていたのです。
その中でひとつ気づいたことがありました。
それは、売れてる営業マンほど事務作業が速いということです。
本来なら、売れている営業マンは売れてない営業マンより忙しいはずです。
加えて契約もたくさん撮っているのだから付随する事務作業（書類作成とか）は、売れてない人より確実に多いはずです。
そこで、売れている人をよく観察して真似をして、身に着けたのが、今回ご紹介する5つのコツです。
不思議なことに、事務作業を効率化すると営業成績も上向きになってきました。
（相関関係はよく分かりませんけどね…）
なので、事務作業が苦手、または最近営業成績がイマイチだという人にも参考にしてもらえれば幸いです。
ところで、営業マンの事務作業には大前提があります
営業マンが事務作業を行う上での大前提があります。
それは、完璧を目指さないということです。
これは絶対に目指してはいけません。
営業マンは事務作業で評価されて報酬をもらうわけではありません。
あくまでも報酬をより多くもらうために事務作業を効率的にこなすのです。
その大前提を忘れてはいけません。
事務作業を効率化する5つのアイデア
その① 移動時間に事務処理をこなす
移動の時間も大きなウェイトを占めます。
移動中に何をするかで時間の使い方の質が変わってきます。
間違っても音楽などをぼんやり聞いていてはだめです。
移動中は事務作業の時間だと思ってください。
例えば、電車やタクシーで移動するひとだったら、その中でメールチェックと返信をしてしまいましょう。
そのためにスマホでも仕事上のメールが送受信できる設定にしておくべきです。
GメールやYahoo!メールに集約してもいいですし、メーラーの設定をしてもいいです。
会社によってはスマホからの送受信を禁止していることもあるかもしれませんので、確認してから行ってください。
車で移動する営業マンはぜひ音声認識アプリなどを使ってメールを書きましょう。
もちろん、メールだけでなく、資料に目を通したり、一人ブレストしたりと生産的な事に使ってもいいです。
ただ、自動時間は短時間の細切れ時間になりやすいので、ガッツリアイデアを出すようなものよりは、機械的にこなせる作業の方が向いているような気がします。
その② デジタルツールを使いこなす
これは①とも少しかぶります。
デジタルツールを使ってどこでも事務作業が出来る環境を作りましょう。
例えば、会議の資料などはスマホのアプリでサクッと作れば問題ないです。
Googleスライドや、キーノートなど無料で使えるプレゼンアプリがあります。
細かい事で言えば、PDFをJPEGに変換するアプリだったり、画面キャプチャーアプリだったりを使いこなせば、かなりのクオリティの会議資料などが作成できます。
デジタルツールはとっかかりが面倒というリスクもありましたが、今は直感的にすぐに使えるアプリも多いので、ちょっとした時間に作成することが出来ます。
その③ 事務作業のテンプレートを作っておく
今回紹介する5つのコツの中でも、一番これが有効です。
- メールのひな形（送信目的別）
- お客様に渡す汎用的な資料
- 議事録のテンプレート
- 帳票類
などは、ひな形を作っておいて一部の文言を入れ替えるだけで完成、という状態で準備しておきます。
こうすることで、恐ろしく事務作業は効率化します。
一度作ってしまえば、何年も使いまわし出来るので、最初は面倒ですが作っておくことをお勧めします。
その④ 少しづつでも細切れに手を付ける
事務作業で一番パワーがいるのはどのポイントでしょうか？
答えは、やり始めが一番パワーがいる、です。
言ってしまえば、事務作業など始めてしまえば難しい事ではないので、特に苦も無くこなせていけます（面倒ではありますが…）
なので、とにかく、少しでも「やりかける」ことが有効です。
報告書もたった1行でも、タイトルだけでもいいので、入力して保存しておく。
こうするだけで、次に取り掛かる時のハードルが下がります。
結果、事務作業も早く片付いていくことになっていきます。
どうしても、やり始めたら、最後まで切りのいいところまでやり切りたくもなりますが、ここは、完璧主義を捨て、とにかく少しでもやりかけて下さい。
きっと、事務作業のストレスがグッと減ります。
その⑤ チェックリストを作る
いつも同じような作業でも、その都度、「あれはどうやるのだっけ？」「これで漏れはないかな？」と考えながらやるのが時間の無駄です。
特に、さほど頻度が高くない作業だと余計に時間がかかってしまいます。
僕は、事務作業ごとにチェックリストを用意してました。
それをすべて満たせば漏れはない、ということで、機械的に処理していけます。
しかも早くてミスがありません。
飛行機のパイロットは、マニュアルに数々のチェックリストがあって、その都度該当のチェックリストを開いて、読み上げ確認していきます。
これによって、ミスも漏れもなく、素早く安全な操作が出来るのです。
事務作業もこれと同じで、チェックリストを作っておくと効率がかなりよくなります。
まとめ
事務作業の効率化は、営業成績にも影響してきますので、ミスなく早く、完璧にはこなさないことが大事です。
- 移動時間に事務処理をする
- デジタルツールを使いこなす
- 事務作業のテンプレートを作っておく
- 少しづつ細切れにでも手を付けておく
- チェックリストを作る
事務作業のストレスから解放されて、お客様との時間を有効に使いましょう！
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