アポイントの取り方で時間が何倍にも増えるとしたら
仕事でもプライベートでも人と時間を決めて約束する機会って多いですよね。
まぁ、時間を決めて約束する＝アポイントを取っていく事が仕事の大部分を占めているといってもいいぐらいです。
実はこのアポイントの取り方には技術があって、ポイントを押さえて上手にアポをとる人とそうでない人では、使える時間が何倍にも違ってきます。
人は等しく1日24時間を使える、言い換えれば24時間しか使えないので、効率よく使いたいのは誰もが思うところ。
正直、アポイントの取り方ひとつで使える時間が変わってくるし、もっと言えば人生の成果も変わってきます。
今日は「時間をムダにしないアポイントの取り方3つのポイント」をご紹介します。
僕はこのやり方で時間をムダなく使い切ることができるので、業務量が多くても意外とゆったりとした感じで仕事をこなして行けてます。
もし、生産性が上がらないとか、忙しいわりに仕事が進んでいかないと悩んでいる人がいたら、ぜひ参考にしてみてほしいです。
ポイント① 自分の都合を先に言う
これが出来ない人が多いのには驚きます。
たいていは、先方に対して「ご都合の良い時はありますか？」と聞いてしまう人が多いのです。
これは、先方に決定する権限を完全に渡してしまうやり方なので、どんな場合でも相手に100％合わせるしかありません。
自分の業務や都合は関係なく、相手の都合に合わせることは、時間の「デッドスペース」が生まれやすくなります。
これは、相手に選択肢をたくさん渡して断られにくくしているつもりなのでしょう。
でも、これこそ相手に断りやすくしているアポイントの取り方だと気づいた方がいいです。
相手に考えさせて答えを出させることになるので、相手としては答えるのにとても手間がかかるのです。
それよりは、
「今週でしたら木曜日の13時～、もしくは金曜日の午前中だとお時間取れるのですがご都合いかがですか？」
と聞いた方が相手は指定された時間がOKかNGかを答えればいいだけになります。
なので、答えやすい。
相手が答えやすいうえに、自分の都合の良い時間にアポイントが入れれるなら最高です。
とにかく、自分の都合を先に言うというのはアポイントを取るための基本中の基本です。
ポイント② 相手に候補日を複数あげてもらう
自分の都合を言って相手にYesかNoかを聞くことが基本ではありますが、相手が多忙だったり目上の人であったりすると聞きにくい状況になることもあります。
その場合は、①の逆で相手の都合がよい時間をいくつか「候補日」として出してもらうことが有効です。
相手も自分が出した候補日ならすんなり予定を確保してくれるものです。
では、そもそも候補日を出してくれなかったり、こちらから出す日取りをことごとく断ってきたら？
それはそもそもアポイントを取る価値のない人です。
もしくは相手方からはそう思われているということです。
そもそものコミュニケーションが上手くいってなければなかなかアポイントが取れなくて当たり前ですね。
そんな時は、さっさと切り上げるか一から関係性を構築し直すかをしないとダメだと思ってください。
ポイント③ あえて何もアポイントを入れない日を作っておく
えっ？アポイントの取り方と関係あるの？と言われそうですが、大いにあります。
一週間のうち、何もアポイントをいれない日を少なくとも１日は作っておきましょう。
例えば月～金まで全ての日に１個づつ５つのアポイントが入っているより、月曜日に２つ、水曜日に３つで５つ入っている（火木金はフリー）になっていた方がアポイントの取り方が上手いということになります。
とにかくアポイントは固めて、フリーで動ける日を強制的に作っておくことをお勧めします。
その日に予定が入りそうになっても絶対に死守することがポイントです。
また、ポイント①で言った自分の都合を先に言う場面でも、「今週はいつでも空いてます」というより「今週は火曜日と木曜日なら時間が取れます」といった方が相手も選択しやすいし、何より忙しい感を相手に印象付けられます。
これ、意外と大事です！
何もないフリーの日を作っておくことで、急なトラブルが起きた時も対処の時間が取れますし、企画を練る日に当てることも出来るし、なんなら有給休暇などお休みにしちゃうことだってできます。
冒頭でも言いましたが時間は24時間しかありません。有効に使わなければいけません。
（まとめ）
アポイントを取る上で重要なコツは、あくまでも「自分主導」であること。
相手の都合に100％合わせていては、時間のデッドスペースが生まれやすくなります。
時間をムダにしないアポイントの取り方3つのポイント
①自分の都合を先に言う
②相手の候補日を複数あげてもらう
③あえて何も入れない日を設定しておく
アポイントの取り方で時間を有効活用できるようになります！
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