メールは送信後に取り消しが出来ないツール
最近はLINEなどでやり取りすることが多くなってきたとはいえ、仕事上ではまだ「メール」でやり取りすることが一般的ですね。
メールはやや公式というか、フォーマルな通信手段という意識づけです。
しかし、このメールはなかなか相手に上手く伝わりづらいツールです。
ややもすると、意図した事と全く違った解釈をされかねません。
メールは電話などの話し言葉より情報量は少ないですし、LINEなどように思ったことをストレートに伝えることもできません。
しかも、一度送ってしまったら取り消しが出来ないことが割と緊張したりします。
そこで、少しでも相手にしっかり伝わるように、少しでも相手に「？」と思われないようにするために、メールを送る前には必ず一度は読み返して欲しいです。
ほんのちょっとした手間をかけるだけで、メールの精度があがるのでおススメです。
今日は「メールの送信ボタンを押す前に必ず行いたい5つのチェックポイント」をお伝えします。
メールの送信ボタンを押す前に必ず行いたい5つのチェックポイント
チェックポイント① 送信先を確認
これ、意外とやらずに送信してから間違いに気づいたりします。
同じ苗字で別の人に送ったり。
私もお客様に「加藤」様がいらして、スタッフに「加藤」もいた時に、スタッフ宛の内容だけを簡潔に書いた素っ気ないメールをお客様に送ってしまったことがあります。
お客様としてはまったく意味が分からなかったと思います。
その時は内容的にも大した内容ではなかったのでいいですが、個人情報や会社の重要事項などを添付して違う相手に送ってしまったら一大事。
メールのあて先は、念のため毎回チェックするべきです。
チェックポイント② ですます調（敬体）とだ・である調（常体）の統一を確認
ですます調と、だ・である調の統一は、文章を書く時の基本です。
ただ、現代ではそこまで口うるさく言われません。統一されてなくても伝わればそれでいいのかもしれませんが、やはりビジネスにも使われる「メール」では統一した方がよいです。
というより、だ・である調では書かない方が無難です。
全てをですます調で書くことを意識してください。
途中でだ・である調になってしまう時もあるので、そこをチェックしましょう。
チェックポイント③言葉の重複がないかを確認
自分の使う言葉なので、ついつい同じような言葉を繰り返し使ってしまいがち。
例えば「～を考慮しますと」などいう何気ない言葉が繰り返し重複して使われたりしやすいです。
その場合は、「～を考えますと」「～に配慮して」など似たような別の言葉で言い換えて表現したりします。
繰り返しの言葉が悪いわけではないですが、やたら同じ言葉を繰り返すよりは少しづつでも変えた方がスッキリします。
チェックポイント④変換ミスを確認
これは言わずもがな、あるあるですね。
変換ミスは非常に多いです。今は「ああ、変換ミスだな」と分かってくれるケースも多いですが、それでもやはり恥ずかしいもの。
「今年の抱負」を「今年の豊富」としたり「検討します」を「遣唐使ます」としたり。
ある意味面白いのですが（笑）
一度読み返してチェックするだけでも、かなり修正することができますので、必ずチェックしましょう。
チェックポイント⑤相手が返信しやすい内容かを確認
返信不要のメールなら特に考えなくてもいいですが、返信が必要な場合は、相手が返信しやすいかどうかをチェックするべきです。
「資料を添付しました。いかがですか？」
といった内容で送っていませんか？
「これのどこが返信しにくいの？？？」
と思った人は要注意。この内容では曖昧過ぎて返信しにくいです。
いかがですか？
と言われても、何をどう答えればいいのか、分かりにくいです。
「資料を添付しました。内容を確認の上、ご不明な点があればご指摘ください。問題なければクライアントに提出します」
これぐらいは書いてほしいところ。
返信しやすく具体的なアクションを明確に書いているかをチェックしましょう
まとめ
いかがでしたか？
メールの送信ボタンを押す前に必ず行いたい5つのチェックポイントは、
①送信先を確認
②ですます調と、だ・である調の統一を確認
③言葉の重複がないかを確認
④変換ミスを確認
⑤相手が返信しやすい内容かを確認
メールの送信ボタンを押す前に、ちょっとだけ書いた内容を振り返ってみてください！
グンとメールの精度があがります。
記事後記
最近、メルカリで書籍を売る方法を教えてもらいました。
出品する際に本の背表紙にある「バーコード」をスキャンするだけで、本の内容がメルカリの本文にテンプレートとして挿入され、価格も現在の相場が入力できるようになります。
あとは写真を数枚とって出品ボタンを押すだけ。
これだけ簡単に売れてそこそこ売れていくので、すごいなぁと。
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