即断即決で速攻終わらせるべき３つのこと

即断即決で終わらせるべき3つのこと

仕事をしていると、日々業務が溜まっていきますね。
1つの業務が終わらない内から新たな業務が増えたりして、なかなか仕事が目に見えて減っていかなくなることがあります。

これは、ある意味幸せで、本当につらいのは何もやることが無く、同僚が忙しそうに立ち回っているのを眺めているときが営業マンにとって一番つらい時間です。

それはさておき、日々のたくさんある業務をこなしていくために「仕事の優先順位」をつけて処理するということをしている人、多いと思います。

もちろん、優先順位をつけて仕事をこなしていくのは良いことです。
そうでもしないと本当に大事な仕事とどうでもよい（？）仕事の価値比率が同じになってしまいます。

とはいえ、そんな優先順位を全く無視して「目につくや否や」すぐに片づけていかなければいけないタスクが存在します。

即断即決、速攻でやっつけていくようなイメージですね。

とにかく、このタスクを後回しや先延ばしにしようものなら、後から何倍も面倒くさくなったり、思わぬトラブルに発展したり、信用を失ったりする厄介なものです。

しかし、見た目は先ほどもすこし触れた「どうでもよい仕事」のような顔をしていますので、ついスルーしてしまいがちなタスクです。

本当に注意して、すぐにやるクセをつけておかないと大変な負担になってきます。

逆に言えば、この速攻終わらせるタスクを常に「空（カラ）」の状態にしておけば仕事が驚くほどスムーズに回り、トラブルもクレームもガッツリ少なります。

今回は、そんな「即断即決で速攻終わらせるべき３つのタスク」についてお伝えしようと思います。

即断即決で速攻終わらせるべきこと①メールの返信

メールの返信は本当に人によって差が出ます。
すぐに返事が来る人、全然返信が来ない人、丁寧に返す人、そっけなく返してくる人、様々です。

メールは人によっては膨大な数が送られてくることもあるかと思います。
なので、メールは後回しにしてまとめて返信しようとされている方もいます。

僕はこのやり方には賛成できません。

もちろん、1日に何百通・何千通も来るような経営者やインフルエンサーならいざ知らず、一般的なセールスパーソンなどメールの量もたかが知れてます。1日100通以上メールが来る人、どれだけいますでしょうか？

メールは早く返せれば返すほど良いです。
僕は、メールを開封したらその場で返すというルールにしてます。

メールを送った方にしてみれば、本当にメールの内容が伝わったかどうか気になるものです。
なので、ちゃんと伝わったということを伝えることが大切です。
この細かい積み重ねが、仕事上の信頼・信用につながっていきます。

信頼信用は大きなことではなく、日々の細かいことの積み重ねが大事ということですね。

ただし、返信内容はいたってシンプルです。
「了解しました」「ありがとうございます」「よろしくお願いします」「承知しました」

この4パターンぐらいです。
ものの数秒で終わります。

とにかく、相手に「読みました」ということが伝わればいいと思っています。
お客様からのメールはさすがに、もう少し丁寧にお返事しますが、内容は長々とは書きません。

メールが長くなりそうだと思ったら「あらためて今日の午後にメールします」とだけ返信します。

そうやって片っ端からメールは返信していきます。

仕事の優先順位もなにもありません。
とにかく開封したら速攻返信する。
このルールでOKです。

即断即決で速攻終わらせるべきこと②折り返しの電話

これも①のメールの返信と同じです。

僕は以前のブログ記事でも書きましたが電話が大嫌いです。
なのでできれば出たくありません。

↓以前のブログ記事
「電話がかかってくる人は仕事が出来ないという２つの理由」

というより、電話は原則出ません。
もちろん、何もなければ出ますが、自分の仕事や商談を中断してまで電話に出ることはありません。

その代わり、電話ができる都合がついた時には、速攻折り返しの電話をかけまくります。
電話が好きかどうかは別として、やはり折り返しがなかなか来ない相手は信頼されません。

たとえ電話に出なくても後から折り返しが必ずあるということを認識してもらわないとダメなのです。

もちろん、これもメールと一緒でできるだけ早く電話は終わらせる。
用件だけやり取りしたらすぐに切る。

これは絶対です。
ただ、折り返しの電話は出来るときには速攻実行しましょう。

即断即決で速攻終わらせるべきこと③スケジュールの更新（上書き）

何か頼まれたり、約束したりした時には速攻スケジュールの更新＝上書きをしましょう。
自分の手帳でもいいですし、スマホのアプリでもいいです。

とにかく、すぐに更新をする（記入or入力）することが大事です。

みなさん、これを言うと「いつもやってるよ！」と言うのですが、意外とやってるつもりでやってないことが多いです。

さすがにアポイントの時間が変更になった時には更新＝上書きするのですが、取るに足らないような小さなことは記録しない人がほとんどです。

「明日の朝○○さんに電話」
「明後日の会議の時に△△の資料も必要」
「来週の火曜日にもう一度電話」

など、こんなTODOリストレベルのことは上書きしないのです。

みなさん自分の記憶力を過信しすぎだと思います。

これも、どんな仕事の優先順位関係なく速攻やるべきことだと思います。

まとめ

今回お伝えした３つのことは、どれも些細なことばかり。
時間にしたらほんの数秒程度で完了するタスクばかりです。

これをクセづけるだけで、おどろくほどトラブルも減りますし信頼信用度もアップします。

即断即決で速攻終わらせるべき３つのこと
①メールの返信
②折り返しの電話
③スケジュールの更新（上書き）

どれも習慣レベルまでもっていくようにしましょう！